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生活綴り方

生活綴り方とは,日々の生活を文章にして綴ることで、自らの生活を見つめなおし,生活を向上させようとする教育実践・・・だそうです。

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佐々木正悟氏の記事を読んで,自分なりの保留書類の管理方法を記録したくなった。
自分なりと言っても,カール・P・ワージー氏の手法そのままなのだけれど…。

43 | 仕事術 | メンタルハックス | あすなろBLOG

佐々木氏のいう43とは,いわゆるTickler File(=43Folders)のこと。
GTDではつとに有名だし,『デッドライン仕事術』の吉越浩一郎氏も,同じものを紹介している。

ところが自分にとって,TicklerFileは多すぎるし,場所をとりすぎるし,重すぎる。
アメリカの広いオフィスならいいのだろうけれど…。
さらに,書類が「全く」見えなくなるのが少々不安。
実行日までは目の前からは消えてほしいけれど,「先送りした書類をもう一度チェックしたい!」という時もある。
そんな時にTicklerFileではざっと探せないのだ。

43Tabsは,自分が先送りにしたいのはビジネス文書であって,メモに書かれたTODOではないのでパスした。
PoICは独自に実践しているのだけれど…。

ということで,自分が取り入れたのは,

「ペンディング・システム」

という手法。
出典はカール・P・ワージー氏の『奇跡の仕事術』。
シゴタノ!の大橋氏が,「自分のバイブル」とまで呼ぶあの本である。
具体的には以下のような流れになる(自分なりの解釈も含む)。

[1] 書類が今すぐには完了できない(=ペンディング)と分かった時点で,いつ実行するかを決める。

[2] 実行日を書類の右上に記入する。
 ※実行日≠締切。
  自分以外の人間が関わっていて,その人からの情報等が必要な場合,締切より数日前の日を設定する。
  これで締切前に改めて確認を行い,締切を守らせることができる。

[3-1] 書類が数枚程度ならステープラーでとめ,ペンディング・システム用として決めたフォルダに実行日順に挟みこむ。
[3-2] 書類が多い場合や,その書類がプロジェクトの一部であるという場合は,それぞれ独自のフォルダに収める。

[4-1] ペンディング・システム用のフォルダに収めた場合は,手帳の実行日にあたる欄に書類の名前と「P(=ペンディング)」を書き込む。
[4-2] 独自のフォルダに収めた場合は,手帳の実行日にあたる欄にフォルダの名前と「H(=ホーム)」を書き込む。
 ※これで,どこに書類があるのかが明確になる。ポケット1つの法則に反しているので,ここは重要。

[5] 保険として,毎朝このペンディングフォルダにざっと目を通す


これで,実行日になれば自動的にそのファイルが目の前にやってくるようになるし,実行日までは目の前から消えてくれる。
しかも管理するフォルダは1つだけ。
4が少々面倒なのだが,このシステムのキモになる部分なので大切に。
といっても,ペンディング・システム用のフォルダに挟んだものに関しては,5をちゃんとやっていれば,まず問題ないのだけれど。
数年このシステムを使っているが,結構うまくいっていると思う。

弱点は,A4用紙より小さな紙だと,紛失したり見逃したりする可能性があること。
そのため心配な時は,A4裏紙に貼り付けるようにしている。

なおこの手法によく似たやり方が,自分にとってのバイブルの1つ,リズ・ダベンポート氏の『気がつくと机がぐちゃぐちゃになっているあなたへ』にも載っている。
リズ氏の本は,結構『奇跡の仕事術』の焼き直し感が強いのだが,読みやすいのでこちらもおすすめできる。

参考:シゴタノ! - 5つに分けたデスクスペースの使い方












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